Nytt år, nye muligheter

Nok et skoleår går mot slutten, og tiden er inne for å tenke framover mot det neste. Denne posten er først og fremst rettet mot den som har vært eller skal bli gruppekontakt for en gruppe/klasse på Høybråten skole, men det kan også være av interesse for andre, for å få et lite innblikk i noe av dynamikken bak hvordan HFAU driver sitt informasjonsarbeide og en forståelse for hva som skal til for at dette skal fungere.

Noen gruppekontakter fortsetter og tar et år til, andre lar stafettpinnen gå videre og får avløsning. I denne bloggposten vil man kunne finne noen punkter man som gruppekontakt må tenke på (og handle i forhold til) rundt akkurat dette. Det tar ca 5 minutter å lese igjennom alt, men vi har forsøkt å brekke opp innholdet i mindre doser og å oppsummere hvert avsnitt med konkrete handlingsmål.

Elektroniske invitasjoner

Til høsten går vi over til elektroniske invitasjoner for Gå til skolen og Stikk innom!-arrangementene. I klartekst vil vi altså ikke lenger trykke opp invitasjoner på papir. Dette fører naturligvis med seg noen utfordringer med hensyn til at informasjonen skal komme helt fram til den enkelte forelder. Vi er spente på hvordan overgangen vil bli, men håper på godt samarbeid med gruppekontaktene for at dette skal gå så smidig som mulig. Det første premisset som må være på plass er at vi (HFAU) har riktig e-postadresse til alle gruppekontakter (og varaer). Det andre er at gruppekontaktene sørger for å holde en oppdatert e-postliste til foreldrene i sin gruppe som de videreformidler til HFAU.

Handlingsmål: Gruppekontaktene må gi seg til kjenne og fortelle oss hvem de er (oppgi kontaktinformasjon og rolle) og sende oss e-postlistene sine.

To nyhetsbrev

Dette leder oss inn på neste tema, som er nyhetsbrev. HFAU opererer med to nyhetsbrev, eller i realiteten to nyhetsbrevlister. Den ene listen består av e-postadressene til alle som er gruppekontakter inneværende skoleår. Denne listen er det ikke frivillig å abonnere på; er man gruppekontakt/vara plikter man å abonnere på dette gjennom perioden som tillitsvalgt. Den andre listen er vårt nyhetsbrev til foreldre. Abonnement på denne er frivillig, men vår praksis er å melde alle inn slik at de som ikke vil ha dette eventuelt må aktivt gå inn og melde seg av selv. Alle slike e-poster inneholder en avmeldingslenke nederst i bunnfeltet. For å få til dette må alle gruppekontakter sende sin e-postliste til oss på admin@hfau.no, tydelig merket med klassebetegnelse og år (eksempel: 3A-2015-2016.txt). Vi laster opp alle e-postadressene vi får, og adresser som står på listen/abonnerer fra før blir silt ut av MailChimp. Det blir med andre ord ingen «dobbeltabonnementer». Dette må gjøres så tidlig som mulig på høsten slik at Gå til skolen og Stikk innom! kan gå som normalt.

Handlingsmål: Gruppekontakten må så fort som mulig opprette abonnement på nyhetsbrevet for gruppekontakter og promotére (snakke pent om) nyhetsbrevet for foreldre ut til alle foreldre i sin gruppe.

Levér stafettpinnen videre

Den aller siste oppgaven man har i rollen som gruppekontakt er å gi sin etterfølger en (selvsagt oppdatert) e-postliste for gruppen, samt å informere HFAU om navn, e-postadresse, mobilnummer og rolle (gruppekontakt eller vara) på den nye gruppekontakten/varaen. Inntil så har skjedd forholder HFAU seg til forrige skoleårs gruppekontakt som om hun/han fortsatt er gruppekontakt for sin gruppe. Vi har et ypperlig skjema til registrering av nye gruppekontakter.

NB! Det er viktig å bruke oppdatert klassebetegnelse! Hvis man for eksempel var representant for 3A skriver man med andre ord 4A i skjemaet for den nye representanten. Det blir fort surr for oss hvis det rotes med dette. Den nye gruppekontakten må også påminnes om at hun/han må gjøre seg kjent med innholdet på http://hfau.no/.

Handlingsmål: Å sørge for god kontinuitet i kontakten mellom gruppen og HFAU.

Hva så med 1. trinn?

Dette blir definitivt en utfordring, og vi trenger hjelp for å unngå at foreldre til 1.-klassingene blir utelatt fra viktig informasjon tidlig i skoleåret. Målsetningen er å ha a) navn og kontaktinformasjon om alle gruppekontaktene på trinnet på plass så raskt som overhodet mulig og b) få tilsendt en oppdatert e-postliste for hver enkelt gruppe/klasse på 1. trinn. Vi bør gjøre dette ved at:

  • HFAU deltar på foreldremøtet for 1. trinn rett etter skolestart
  • Skolens administrasjon hjelper oss (via kontaktlærerne)
  • Foreldre som også har barn på høyere trinn tar det opp på foreldremøte og generelt i samtale med andre foreldre på trinnet.

Handlingsmål: Å bidra til å løse denne utfordringen dersom man har mulighet til det.

Avklaring av roller

Det er viktig at HFAU har én (1) person å forholde seg til som hovedrepresentant for hver gruppe/klasse, det vi kaller gruppekontakt. Erfaringsmessig er det alltid grupper som velger flere gruppekontakter og varaer, og det er selvsagt helt OK å dele ansvaret internt. Imidlertid skaper det av og til usikkerhet og forvirring i kommunikasjonen mellom HFAU og gruppene dersom vi ikke har mer avklarte roller. Vi vil derfor vite hvem som er «hovedgruppekontakt» for hver gruppe, og det skal altså kun være én (1) person. Alle andre er i realiteten å anse som vararepresentanter, selv om man står fritt til å fordele oppgaver og ansvar seg i mellom, slik man finner det mest praktisk.

Handlingsmål: Å bidra til at roller er avklart.

Datoer for Gå til skolen og Stikk innom!

Datoer for kommende skoleårs Gå til skolen og Stikk innom!-arrangementer blir lagt ut på henholdsvis http://hfau.no/ga-til-skolen/ og http://hfau.no/stikk-innom/ rett etter skolestart i august. Vi har dessuten laget en e-postmal som kan brukes for å informere foreldrene om disse datoene her: http://hfau.no/gruppekontakt/foreldrevakter/.

Handlingsmål: Å informere via e-post tidlig.

Veien videre

Målsetningen vår er at vi gjennom denne informasjonsstrukturen (bruken av nyhetsbrev) oppnår to ting:

  • Informasjonen kommer raskt fram til alle som skal ha den.
  • Det blir (etterhvert) en betraktelig mindre byrde på gruppekontaktene med hensyn til informasjonsarbeid.

Vi er likevel fortsatt avhengige av gruppekontaktene for å få inn vakter til Gå til skolen og Stikk innom!, men vi har klart å gjøre selve vaktregistreringen svært enkel ved hjelp av dette skjemaet: http://hfau.no/vaktregistrering.php.

Vi ønsker også å allerede nå gjøre gruppekontaktene for kommende skoleårs 5. trinn oppmerksomme på at de har et spesielt ansvar i forhold til gjenomføringen av Stikk innom! den 17. mai 2016. Disse bes ta kontakt med HFAU så tidlig i skoleåret som mulig for mer informasjon.

Vel møtt til ny innsats, og ha en riktig god sommer!